स्टाफ एजेंसियों के कार्य

by rootinformation30th April 202030th April 2020

एल .डी. ह्वाइट स्टाफ एजेंसियों द्वारा प्रस्तुत महत्वपूर्ण कार्यों को संक्षेप में प्रस्तुत करता है।
1) यह सुनिश्चित करने के लिए कि मुख्य कार्यकारी पर्याप्त रूप से और सही ढंग से सूचित किया गया है।
2) समस्याओं और भविष्य के कार्यक्रमों की योजना बनाने में उनकी सहायता करना।
3) यह सुनिश्चित करने के लिए कि उसके निर्णयों के लिए मामले उसके डेस्क तक तुरंत पहुंचें।
4) प्रत्येक मामले को बाहर करने के लिए जिसे सिस्टम में कहीं और निपटाया जा सकता है।
5) स्थापित नीति और कार्यकारी दिशा के साथ अधीनस्थ द्वारा अनुपालन सुनिश्चित करने के साधनों को सुरक्षित करने के लिए।

मूनी के अनुसार, स्टाफ एजेंसियों के तीन कार्य सूचनात्मक, सलाहकार और पर्यवेक्षी हैं। सूचनात्मक कार्य मुख्य कार्यकारी के लिए सभी प्रासंगिक जानकारी एकत्र करना है, जिस पर उनके निर्णय आधारित हो सकते हैं। सलाहकार के कार्यों का अर्थ है कि मुख्य कार्यकारी को सलाह देने के लिए कर्मचारियों के कार्य क्या हैं, इसकी राय में निर्णय होने चाहिए। पर्यवेक्षी कार्य यह देखना है कि प्रमुख द्वारा लिए गए निर्णयों का विधिवत संप्रेषण किया जाता है, और संबंधित लाइन एजेंसियों द्वारा कार्यान्वित किया जाता है।

इस प्रकार स्टाफ एजेंसी के मुख्य कार्य मामले के संबंध में सभी प्रासंगिक जानकारी कार्यकारी को प्रस्तुत करना, उचित समय पर रखना और मामले पर अपनी सलाह देना है। स्टाफ एजेंसी प्रशासनिक पदानुक्रम की मुख्य रेखा के बाहर है। इसके कार्य आज्ञा नहीं बल्कि सलाह देना है। भारत में योजना आयोग, आर्थिक मामलों का विभाग, कैबिनेट सचिवालय, कैबिनेट समितियाँ, प्रधानमंत्री कार्यालय आदि कर्मचारी एजेंसियों के उदाहरण हैं।

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लाइन एजेंसियों के कार्य

प्रमुख एजेंसियों, जो प्रमुख पर्याप्त उद्देश्य के आधार पर आयोजित की जाती हैं और लोगों को सेवाओं के प्रावधान से संबंधित हैं, लाइन एजेंसियों के रूप में जानी जाती हैं। वे उन प्राथमिक वस्तुओं से चिंतित हैं जिनके लिए सरकार मौजूद है। ऊपर से नीचे तक प्राधिकरण की एक ‘लाइन’ सचिव से लेकर उप सचिव, अवर सचिव, अधीक्षक और क्लर्क तक फैली हुई है। वास्तव में वे लोगों से सीधे निपटते हैं; लोगों को सेवाओं की आपूर्ति, उनके आचरण को विनियमित करना, विधायिका द्वारा अनुमोदित कार्यक्रमों को लागू करना, करों का संग्रह करना आदि। भारत सरकार में प्रमुख लाइन एजेंसियां रक्षा, शिक्षा, स्वास्थ्य, श्रम, रेलवे आदि विभाग हैं।

तीन प्रकार की लाइन एजेंसियां हैं, 1) विभाग 2) .Corporation 3) स्वतंत्र नियामक आयोग विभाग प्रशासनिक संगठन का सबसे बड़ा और सबसे प्रचलित रूप है। सार्वजनिक निगम एक नया संगठित उपकरण है जो निजी व्यवसाय प्रशासन से सार्वजनिक प्रशासन में आयात किया जाता है। स्वतंत्र नियामक आयोग विभागीय और निगम प्रणाली का मिश्रण है। शीर्ष पर इसका एक कॉर्पोरेट चरित्र है, लेकिन आंतरिक रूप से इसकी एक विभागीय संरचना है।

लाइन और स्टाफ एजेंसियों के बीच अंतर

व्यवहार में लाइन और स्टाफ एजेंसियों को मजबूती से बीच में लाया जाता है। कभी-कभी दोनों के बीच मिलना बहुत मुश्किल होता है। यह महसूस किया गया है कि कर्मचारी न केवल सलाहकार है, बल्कि प्रकृति में कार्यकारी भी है। कुछ मामलों पर कर्मचारी बिजली की कमान और व्यायाम कर सकते हैं। उसी समय हम दो एजेंसियों के बीच कुछ अंतर पा सकते हैं। उनमें से महत्वपूर्ण निम्नलिखित हैं।

लाइन एजेंसियां उस उद्देश्य को पूरा करने के लिए उपयुक्त हैं जिसके लिए वे मौजूद हैं और जैसे वे स्वयं एक अंत हैं। लेकिन स्टाफ एजेंसियां लाइन एजेंसियों की मदद करने के लिए मौजूद हैं और इसलिए वे केवल अंत तक का साधन हैं।
लाइन एजेंसियां लोगों के सीधे संपर्क में आती हैं जबकि स्टाफ एजेंसियां पर्दे के पीछे रहती हैं।
लाइन एजेंसियां एजेंसियों को निष्पादित कर रही हैं। लेकिन स्टाफ एजेंसियां सलाहकार और सलाहकार एजेंसियां हैं।
लाइन एजेंसियां आदेश जारी करती हैं जबकि स्टाफ एजेंसियों के पास ऐसे आदेश भेजने की शक्ति नहीं है। वे केवल कार्यकारी को अपनी विशेष सलाह देते हैं।

स्टाफ, लाइन और सहायक एजेंसियां

सहायक एजेंसियों के कार्य

सहायक एजेंसियां वे एजेंसियां हैं, जो लाइन एजेंसियों के बजाय सेवा करती हैं जनता। वे सभी विभागों के लिए सामान्य कार्य करते हैं। एक लाइन एजेंसी, प्राथमिक कर्तव्यों का पालन करने के लिए, विभिन्न प्रकार की गतिविधियों जैसे कि भर्ती, अनुबंध, क्रय, भंडारण, आपूर्ति, लेखांकन आदि के साथ मिलना होता है, प्रत्येक विभाग ने यह सभी कार्य किए हैं। लेकिन आज सार्वजनिक प्रशासन में कार्यों के विशेषज्ञता के साथ इन कार्यों को अलग-अलग एजेंसियों के तहत व्यवस्थित करना वांछनीय हो गया है और ऐसी एजेंसियों को सहायक एजेंसियां कहा जाता है।

सहायक एजेंसियों के लाभ

लाइन एजेंसियां अपनी प्राथमिक गतिविधियों के प्रदर्शन में समय दे सकती हैं।
यह कार्यों की विशेषज्ञता सुनिश्चित करता है।
चूंकि यह काम की नकल से बचता है इसलिए यह प्रशासन में अर्थव्यवस्था को सुरक्षित करता है। एक एकल सहायक एजेंसी, सभी विभागों के लिए एक काम करके वास्तव में समय और पैसा बचाता है।
इसमें सहायक कार्यों के करीब पर्यवेक्षण का लाभ है।
इसमें ऑपरेशंस के बढ़े हुए दायरे और यूनिट की लागत में कमी का फायदा भी होता है, जैसे कि बड़े-बड़े क्रय, सामान्य गोदाम आदि में।

सहायक एजेंसियों का नुकसान

सहायक एजेंसियों की स्थापना से लाइन एजेंसियों की जिम्मेदारी कमजोर हो सकती है।
सहायक एजेंसियां लाइन एजेंसियों की शक्ति का अतिक्रमण कर सकती हैं और इस प्रकार दोनों के बीच टकराव उत्पन्न हो सकता है।
सहायक एजेंसियां अपने मिशन को लाइन एजेंसियों द्वारा मांगी गई वस्तुओं से बेहतर मानती हैं और इसलिए अर्थव्यवस्था के कल्याण के अधीनस्थ प्रश्नों के लिए होती हैं।
कभी-कभी सहायक एजेंसियों के साथ लंबी बातचीत के कारण आवश्यक सेवा या सामान प्राप्त करने में अनुचित परिणाम होता है।

निष्कर्ष में यह टिप्पणी की जा सकती है कि किसी भी मामले के बारे में सहायक एजेंसियों की स्थापना के मामले को स्थिति की स्थितियों पर समायोजित किया जाना चाहिए। जबकि सहायक एजेंसियों के पास अनुकूल परिस्थितियों में पर्याप्त औचित्य है, सीमांत एकता का एक बिंदु है जिसके परे लाइन विभाग की पूर्ण जिम्मेदारी की एकता और भावना अधिक अच्छी हो जाती है। हमें इस तथ्य को नहीं भूलना चाहिए कि एक सहायक एजेंसी की प्रकृति मुख्य रूप से नियंत्रित करने के बजाय सुविधा है।